Η εφαρμογή του Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου της OTS καλύπτει όλες τις ανάγκες διαχείρισης του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου σε μια και μόνο οθόνη, με σκοπό την αποτελεσματική διαχείριση εγγράφων και είναι πλήρως παραμετροποιήσιμη για τις ανάγκες του κάθε οργανισμού.
Πλεονεκτήματα:
- Δυνατότητα άμεσης σάρωσης εγγράφων μονοσέλιδη και πολυσέλιδη (συμβατό με όλους τους twain scanners)
- Δυνατότητα εκτύπωσης αποδεικτικού παραλαβής
- Δυνατότητα καταγραφής και παρακολούθησης ιστορικού ενεργειών διεκπεραίωσης
- Μηχανισμός ειδοποιήσεων (email, sms κτλ.) σε οποιοδήποτε αποστολέα (πχ. στον υπάλληλο που έχει χρεωθεί ένα πρωτόκολλο)
- Ενσωμάτωση του Υπηρεσιακού Οργανογράμματος στη διαδικασία της ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων
- Χρήση Πολύγλωσσου Θησαυρού της Ευρωπαϊκής Ένωσης (EuroVoc)
Αυτόματη πρωτοκόλληση εγγράφων, μέσω ηλεκτρονική αλληλογραφίας
Mια καινούργια λειτουργία, η οποία προστέθηκε πρόσφατα στην εφαρμογή του Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου είναι η πρωτοκόλληση εγγράφων τα οποία έχουν παραληφθεί μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.
Πλέον ο οργανισμός μπορεί να ορίσει διευθύνσεις ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και φάκελο αλληλογραφίας, από τον οποίο θα γίνεται η ανάγνωση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας από το σύστημα αυτοματοποιημένα. Το σύστημα περιοδικά αναγνωρίζει νέα εισερχόμενα μηνύματα και προβάλλει στον χρήστη την σχετική λίστα. Από αυτή την λίστα ο χρήστης έχει την δυνατότητα να πρωτοκολλήσει αυτόματα όποια εγγραφή επιθυμεί. Μπορεί να επιλέξει τα επισυναπτόμενα έγγραφα και να προσθέσει το κείμενο του μηνύματος σε μορφή PDF.
Κατά την πρωτοκόλληση τα πεδία “Αποστολέας” και “Θέμα” ενημερώνονται αυτόματα, αλλά σε περίπτωση που απαιτείται, τα πεδία αυτά είναι και επεξεργάσιμα. Παράλληλα, σε περίπτωση που δεν ενδιαφέρει κάποια εγγραφή, δίνεται η δυνατότητα αρχειοθέτησης, ώστε να μεταφερθεί σε διαφορετική λίστα, ενώ υπάρχει και η δυνατότητα επαναφοράς του μηνύματος στην αρχική λίστα προβολής της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.
Η λειτουργία ανάγνωσης μηνυμάτων ενεργοποιείται αυτόματα, παράλληλα με την εκκίνηση του συστήματος, ενώ δίνεται η δυνατότητα στον διαχειριστή του συστήματος να απενεργοποιεί και ενεργοποιεί την λειτουργία ανάγνωσης μηνυμάτων χειροκίνητα.
Οι καινούργιες αυτές δυνατότητες συμβάλλουν σημαντικά στην εξοικονόμηση χρόνου, καθώς η διαδικασία αυτοματοποιείται και στην μείωση λαθών, με την ελαχιστοποίηση των χειροκίνητων ενεργειών.
Έντυπο Εφαρμογής “Πρωτοκόλλου”
