Mια καινούργια λειτουργία, η οποία προστέθηκε πρόσφατα στην εφαρμογή του  Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου είναι η πρωτοκόλληση εγγράφων τα οποία έχουν παραληφθεί μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.

Πλέον, ο οργανισμός μπορεί να ορίσει διευθύνσεις ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και φάκελο αλληλογραφίας, από τον οποίο θα γίνεται η ανάγνωση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας από το σύστημα αυτοματοποιημένα. Το σύστημα περιοδικά αναγνωρίζει νέα εισερχόμενα μηνύματα και προβάλλει στον χρήστη την σχετική λίστα. Από αυτή την λίστα ο χρήστης έχει την δυνατότητα να πρωτοκολλήσει αυτόματα όποια εγγραφή επιθυμεί. Μπορεί να επιλέξει τα επισυναπτόμενα έγγραφα και να προσθέσει το κείμενο του μηνύματος σε μορφή PDF.

Κατά την πρωτοκόλληση τα πεδία “Αποστολέας” και “Θέμα” ενημερώνονται αυτόματα, αλλά σε περίπτωση που απαιτείται, τα πεδία αυτά είναι και επεξεργάσιμα. Παράλληλα, σε περίπτωση που δεν ενδιαφέρει κάποια εγγραφή, δίνεται η δυνατότητα αρχειοθέτησης, ώστε να μεταφερθεί σε διαφορετική λίστα, ενώ υπάρχει και η δυνατότητα επαναφοράς του μηνύματος στην αρχική λίστα προβολής της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.

Η λειτουργία ανάγνωσης μηνυμάτων ενεργοποιείται αυτόματα παράλληλα με την εκκίνηση του συστήματος, ενώ δίνεται η δυνατότητα στον διαχειριστή του συστήματος να απενεργοποιεί και ενεργοποιεί την λειτουργία ανάγνωσης μηνυμάτων χειροκίνητα.

Οι καινούργιες αυτές δυνατότητες συμβάλλουν σημαντικά στην εξοικονόμηση χρόνου, καθώς η διαδικασία αυτοματοποιείται και στην μείωση λαθών, με την ελαχιστοποίηση των χειροκίνητων ενεργειών.

Διαβάστε εδώ περισσότερα για την εφαρμογή της OTS Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο

Επικοινωνήστε μαζί μας

Τ 2310 590 100

Ε sales@ots.gr