Υπηρεσίες Καταγραφής και Παρακολούθησης Διαδικασιών

Με τους νόμους  3635/2019 (Άρθρο. 45) και 4727/2020 (Άρθρο. 90) , συστάθηκε το Εθνικό Πρόγραμμα Απλούστευσης Διαδικασιών (ΕΠΑΔ) με σκοπό την καταγραφή, την αποτύπωση και μοντελοποίηση των ψηφιακών ή φυσικών διοικητικών διαδικασιών του δημόσιου τομέα, καθώς και την καταγραφή και αποτύπωση των απαιτούμενων στοιχείων και πληροφοριών. Η παράλειψη της υποχρέωσης καταχώρισης ή επικαιροποίησης διοικητικών διαδικασιών στο Εθνικό Μητρώο Διαδικασιών (Ε.Μ.Δ.), καθώς και κάθε απόκλιση κατά την εφαρμογή τους από τον τυποποιημένο τρόπο προβολής τους στο Ε.Μ.Δ. συνιστά πειθαρχικό παράπτωμα, σύμφωνα με την περ. κθ΄ της παρ. 1 του άρθρου 107 του ν. 3528/2007.

Παράλληλα σημαντικές είναι οι εξελίξεις στο πεδίο του εσωτερικού ελέγχου, οι οποίες αφορούν καταγραφή και παρακολούθηση διαδικασιών. Οι Φορείς Γενικής Κυβέρνησης με βάση την κείμενη νομοθεσία (άρθρο 168 του ν. 4270/2014 και ν. 3492/2006, ν. 4622/2019 άρθρο 39) οφείλουν να εφαρμόζουν σύστημα και διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου. Σύμφωνα με το ν. 4700/2020 (Α’127) και το άρθρο 341, «Το Ελεγκτικό Συνέδριο (ΕΣ), μέσω των Υπηρεσιών Επιτρόπου του, παρακολουθεί την εγκατάσταση και εφαρμογή συστημάτων εσωτερικού ελέγχου στους φορείς που υπάγονται στην ελεγκτική του δικαιοδοσία και κρίνει την αποτελεσματικότητα των συστημάτων αυτών για την αντιμετώπιση των δημοσιονομικών κινδύνων.» Με πρόσφατη απόφαση της Ολομέλειας του ΕΣ (ΦΓ8/55081) καθορίζεται η διαδικασία, με την οποία θα διενεργεί τους παραπάνω ελέγχους. Οι φορείς υποχρεούνται να καταγράψουν όλες τις διαδικασίες που έχουν δημοσιονομικές συνέπειες και να τοποθετήσουν δικλίδες ασφαλείας, ανά βήμα, με βάση τους κινδύνους (ενδογενής έλεγχος). Το ΕΣ θα ελέγχει την ύπαρξη σχετικού χάρτη διαδικασιών, αλλά και την ύπαρξη αποτελεσματικού συστήματος εσωτερικού ελέγχου, το οποίο θα παρακολουθεί την τήρηση των διαδικασιών και την επάρκεια των δικλίδων ασφαλείας μέσα από τη συνεχή αξιολόγηση των κινδύνων. Οι έλεγχοι θα εφαρμοστούν σε όλους τους φορείς ανεξάρτητα από το αν έχουν ή όχι Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου και η πρόοδος θα ελέγχεται ανά τρίμηνο. Αν διαπιστωθούν δημοσιονομικά ελλείματα ή παρατυπίες στη δημοσιονομική διαχείριση και σε σχέση με την  εφαρμογή συστήματος εσωτερικού ελέγχου, προβλέπονται διαδικασίες καταλογισμού ή συστάσεων με την παράλληλη παρακολούθηση και εποπτεία των φορέων.

Tέλος είναι υποχρέωση των φορέων που παρέχουν ψηφιακές δημόσιες υπηρεσίες και ανταποκρίνονται σε αιτήματα φυσικών προσώπων, να τηρούν τις προϋποθέσεις του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα  και του ν. 4624/2019.

To κατάλληλο λογισμικό εχει δημιουργηθεί και έχει αποτυπωθεί σημαντικός αριθμός από τις απαιτούμενες διαδικασίες που θα πρέπει να καταγράψουν και να αποτυπώσουν όλοι οι φορείς ωστε να ειναι απόλυτα σύννομες με το Ε.Μ.Δ.  

Με βασικό σκοπό την υποβοήθηση των φορέων για την καταγραφή και την παρακολούθηση των διαδικασιών τους, παρέχουμε μία σειρά προϊόντων και υπηρεσιών ειδικά σχεδιασμένες για τον σκοπό αυτό.

Οι λύσεις μας θα βοηθήσουν τον οργανισμό σου να:

• Καταγράψει με πρότυπο και διεθνώς αποδεκτό τρόπο τις διαδικασίες για τις οποίες είναι υπόχρεος φορέας καταχώρισης
• Αποτυπώσει και παρακολουθεί τις διαδικασίες για τις οποίες έχει εφαρμοστική αρμοδιότητα.
• Παρακολουθεί σε βάθος χρόνου τις μεταβολές στις διαδικασίες του και ενεργεί ώστε να εναρμονίζεται με τις τρέχουσες εκδόσεις τους
• Τεκμηριώνει τις διαδικασίες του και ενημερώνει τους εμπλεκόμενους σ΄ αυτές.
• Ενημερώνει πολίτες και επιχειρήσεις για εξωστρεφείς διαδικασίες του οργανισμού του.
• Καταγράψει τις διαδικασίες και πράξεις με δημοσιονομικές συνέπειες, με την παράλληλη τοποθέτηση δικλίδων ασφαλείας ανά βήμα και με βάση τους κινδύνους (ενδογενής έλεγχος – χάρτης διαδικασιών ΕΣ)
• Εφαρμόσει αποτελεσματικό σύστημα εσωτερικού ελέγχου, το οποίο θα παρακολουθεί την τήρηση των διαδικασιών και την επάρκεια των δικλίδων ασφαλείας και θα πραγματοποιεί συνεχή αξιολόγηση και επανεκτίμηση των κινδύνων.
• Αποτυπώσει και παρακολουθεί τις εξωστρεφείς, εσωστρεφείς και αμφιστρεφείς διαδικασίες που είναι απαραίτητες για τη συμμόρφωση με τον Κανονισμό Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (GDPR).

Εγγραφείτε στην παρακάτω λίστα ενδιαφέροντος και ενημερωθείτε για τις τρέχουσες εξελίξεις σχετικά με το Εθνικό Μητρώο Διαδικασιών και τις διαδικασίες που το πλαισιώνουν. Εκπρόσωπος των εταιρειών μας θα επικοινωνήσει μαζί σας για να σας ενημερώσει.

Σύνδεσμος για εγγραφή σε λίστα ενδιαφέροντος