Ο τρόπος επικοινωνίας του φυσικού με τον ψηφιακό κόσμο είναι γεμάτος μηδενικά και άσσους. Πόσο αστείο ακούγεται όταν τα δύο ταπεινά και χαμηλότερης αξίας ψηφία, ως μονάδες, έχουν πλημμυρίσει την ζωή μας στην καθημερινότητα σε τέτοιο βαθμό που εάν δεν έχουμε την φορητή συσκευή επάνω μας και μάλιστα συνδεδεμένη στο διαδίκτυο τότε κάτι λείπει, κάτι δεν πάει καλά βρε παιδί μου!
Πως περάσαμε από τις στοίβες των χαρτιών και τις ατέλειωτες ώρες, προσπαθώντας να τα κατατάξουμε, να τα διαχωρίσουμε και να τα διαβάσουμε για να βγάλουμε κάποιο συμπέρασμα και φυσικά μετά να βρούμε χώρο για να τα αποθηκεύσουμε, πραγματικά δεν το συνειδητοποίησα παρόλα τα χρόνια που έχω στην αγορά της Πληροφορικής και των Επικοινωνιών.
Όλες οι στοίβες των χαρτιών έχουν γίνει ψηφία 01, έχουμε δηλαδή ψηφιοποιήσει μεγάλο ποσοστό των αναλογικών διαδικασιών μας, προσφέροντας αρχικά στο περιβάλλον, μειώνοντας την καταστροφή των δασών για την παραγωγή χαρτιού, ενώ την ίδια στιγμή αυτοματοποιούμε τον τρόπο δουλειάς μας.
Ειδικότερα, στην διαχείριση των Γραφείων Κίνησης και του Στόλου Οχημάτων η εμπειρία της ψηφιοποίησης είναι καθοριστική για την ευκολία των ανθρώπων που καλούνται σε καθημερινή βάση να:
- Διαχειρίζονται το στόλο των οχημάτων, που μπορεί να αποτελείται από πολλά και διαφορετικά οχήματα ή μηχανήματα (απορριμματοφόρα, διάφορα αυτοκινούμενα μηχανήματα, φορτηγά και επιβατηγά οχήματα, μηχανήματα ειδικού σκοπού), μεριμνώντας για τη στελέχωσή τους, την ασφάλισή τους και τον εφοδιασμό με όλα τα σχετικά με την κίνηση έγγραφα.
- Παρακολουθούν και να εποπτεύουν την κίνηση των οχημάτων και να εκδίδουν τις αντίστοιχες διαταγές πορείας, να εποπτεύουν την κατανάλωση καυσίμων και την ανάγκη περιοδικής προληπτικής τους συντήρησης.
- Διερευνούν τις συνθήκες τυχόν ατυχημάτων, να ενημερώνουν την ασφαλιστική εταιρεία για την πραγματοποίηση από κοινού αυτοψίας και παροχή δικαιολογητικών και να μεριμνούν για την αποκατάσταση βλαβών και αποτελεσμάτων ατυχημάτων.
- Μεριμνούν για την έκδοση όλων των σχετικών αδειών και πινακίδων κυκλοφορίας, πιστοποιητικών και εγκρίσεων, και να τηρούν σχετικό φάκελο για κάθε όχημα και μηχάνημα έργου.
- Τηρούν και ενημερώνουν τους φακέλους ελέγχου ΚΤΕΟ, κάρτας καυσαερίων και ταχογράφου και περιοδικής βαθμονόμησης αυτών για όλα τα οχήματα και μηχανήματα έργου, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία.
- Συνεργάζονται με το αρμόδιο τμήμα της οικονομικής υπηρεσίας για την παροχή στοιχείων για την πληρωμή των τελών κυκλοφορίας και την ασφάλιση των οχημάτων.
- Σχεδιάζουν και εφαρμόζουν τα προγράμματα προληπτικής συντήρησης των κάθε είδους οχημάτων και κινητών μηχανημάτων που διαχειρίζονται.
- Μεριμνούν για την αποκατάσταση κάθε είδους βλαβών και την επισκευή των οχημάτων και κινητών μηχανημάτων αλλά και τη σύνταξη όλων των απαραίτητων εγγράφων.
- Τηρούν και ενημερώνουν αρχείο για όλα τα οχήματα και μηχανήματα έργου, όπου καταγράφονται όλες οι εργασίες που γίνονται, είτε στα πλαίσια προληπτικής συντήρησης, είτε για την αποκατάσταση βλαβών, αλλαγή ελαστικών, λιπαντικών και λοιπών ανταλλακτικών, είτε από δικά τους συνεργεία είτε από συνεργεία τρίτων συνεργαζόμενων εταιρειών.
- Τηρούν την φυσική αποθήκη ανταλλακτικών και λοιπών υλικών που είναι αναγκαία για τη συντήρηση και την αποκατάσταση βλαβών των οχημάτων και κινητών μηχανημάτων που διαχειρίζονται.
- Συγκεντρώνουν, τηρούν και επεξεργάζονται στοιχεία από την εκτέλεση των λειτουργιών συντήρησης και αποκατάστασης βλαβών των οχημάτων και διαμορφώνουν και παρακολουθούν σχετικούς δείκτες αποδοτικότητας.
- Τηρούν και ενημερώνουν αρχείο για όλα τα οχήματα και μηχανήματα έργου, με τα διάφορα αναλώσιμα και ανταλλακτικά που είτε διαθέτουν σε δικούς τους αποθηκευτικούς χώρους, άρα κανόνες και διαδικασίες τήρησης αποθήκης, είτε προμηθεύονται από τρίτους για να μπορούν πάντα να έχουν τον στόλο τους σε ετοιμότητα, ενώ ταυτόχρονα διαχειρίζονται και τις οικονομικές διαδικασίες αυτών.
Τέλος για όλα τα παραπάνω θα πρέπει να δημιουργούν αναφορές για την διοίκηση ή τους υπευθύνους για τον προϋπολογισμό και τον απολογισμό τους, ενώ για λόγους ασφάλειας και αποδοτικότητας χρειάζεται να υπάρχει η αποτύπωση των στοιχείων με τις συντεταγμένες των οχημάτων πάνω στον χάρτη, ενώ πρέπει να δίνουν την δυνατότητα επέμβασης στους οδηγούς των οχημάτων να επικοινωνούν με τα κεντρικά.
Η ψηφιοποίηση, η φορητότητα και η αποτύπωση γεωχωρικών δεδομένων ως στρατηγική από την κατασκευή (by design) των εφαρμογών οργάνωσης πολύπλοκων διαδικασιών αποτελεί τον ακρογωνιαίο λίθο των σύγχρονων εφαρμογών που σκοπό έχουν να διευκολύνουν την Διαχείριση των Γραφείων Κίνησης και Στόλου Οχημάτων.
Ηλίας Λαζαρίδης
Business Development Consultant @ OTS SA
