Η OTS αναπτύσσει συνεχώς την επιχειρηματική της στρατηγική με δράσεις Ψηφιακού Μετασχηματισμού. Στόχος είναι η ενίσχυση, ο συντονισμός και η οργάνωση κρίσιμων εργασιών μεταξύ των στελεχών και των υπαλλήλων ενός Οργανισμού. H Διακίνηση Εγγράφων κι η Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών & Υποθέσεων αποτυπώνονται, πλέον, με το ολοκληρωμένο και αυτοματοποιημένο πληροφοριακό σύστημα της OTS, Open1|Process.
Τι είναι το Open1|Process
Μέσα στην εφαρμογή Open1|Process αποτυπώνονται οι επιχειρησιακές διαδικασίες ενός Οργανισμού, με τα βήματα και τις διακλαδώσεις αυτών που πρέπει να εκτελεστούν, και ορίζονται οι αρμόδιοι υπάλληλοι-χειριστές καθενός από αυτά. Παράλληλα, είναι διαθέσιμο το νομικό και υποστηρικτικό υλικό για την εκτέλεση των εκάστοτε βημάτων. Οι διαδικασίες παραμετροποιούνται και προσαρμόζονται στην οργανωτική δομή και τις επιχειρησιακές ανάγκες του κάθε Οργανισμού.
Μέσα από το Open1|Process εκτελούνται οι διαδικασίες, δεν αποτυπώνονται απλώς. Ο κάθε χρήστης εισέρχεται στην εφαρμογή και, στην αρχική οθόνη, βλέπει, προσωποποιημένα, τις εκκρεμότητες και τα tasks που έχει να διεκπεραιώσει. Διαρθρώνονται, στην ουσία, τα βήματα των διαδικασιών για μια υπόθεση. Μπαίνοντας στο συγκεκριμένο βήμα, ο υπάλληλος μπορεί να δει την περιγραφή όσων εκκρεμοτήτων έχει να ολοκληρώσει, με τα συνοδευτικά αρχεία της κάθε υπόθεσης.
Ψηφιοποιημένος φάκελος – Ιστορικότητα υποθέσεων
Υπάρχει κι ένα αποθετήριο, μέσω του οποίου μπορεί να αναζητήσει κάποιος και να βρει ανοιχτές ή/και κλειστές υποθέσεις και να τις ανακτήσει∙ να δει, δηλαδή, το ιστορικό τους ή και αρχεία που έχουν επισυναφθεί.
Με αυτόν τον τρόπο ο κάθε εργαζόμενος ξέρει τι έχει να κάνει, μπορεί να το ιεραρχήσει και να εκτελέσει τις εργασίες του. Επιπλέον, οπουδήποτε κι αν βρίσκεται, έχει πρόσβαση στα έγγραφα των υποθέσεων που χειρίζεται. Είναι ένας τρόπος να έχει κάποιος το προσωπικό του «γραφείο», αλλά κι ένα συνεργατικό εργαλείο που μπορεί να χρησιμοποιεί, όταν οι άνθρωποι δεν βρίσκονται στον ίδιο χώρο.
Επίσης, όταν ένα αρχείο τροποποιείται από τον έναν χειριστή στον άλλο, διατηρείται η ιστορικότητα και μπορεί κάποιος να δει την εξέλιξή του.
Οργάνωση και διεκπεραίωση των εκκρεμοτήτων μέσα από το σύστημα
Το σύστημα Open1|Process δίνει τη δυνατότητα στους ανθρώπους του φορέα να ακολουθούν τις διαδικασίες πιστά και να τηρούν τις αναγκαίες δικλίδες ασφαλείας (δεν χρειάζεται να υπάρχει κάποιος, σε καθοδηγεί το σύστημα κι έτσι δεν διαιωνίζονται τα λάθη).
Με αυτοματοποιημένο, πλήρως παραμετροποιημένο και άμεσο τρόπο, δίνει τη δυνατότητα στη διοίκηση να παρακολουθεί και να εποπτεύει τα σημεία που επιθυμεί. Έτσι, δηλαδή, μπορεί να πάρει κάποιες αναφορές και να προβεί, στη συνέχεια, στη λήψη των κατάλληλων αποφάσεων. Για παράδειγμα: Γιατί να κολλάει μία διαδικασία; Μήπως πρέπει να μειωθούν τα βήματα;
Στο κομμάτι του Εσωτερικού Ελέγχου, επίσης, βοηθά τον εσωτερικό ελεγκτή να εντοπίσει τα κενά ή τα σημεία που χρειάζονται αλλαγή, αλλά και να έχει την αναγκαία τεκμηρίωση κατά την άσκηση του ελέγχου.
Εναρμόνιση με το νομοθετικό πλαίσιο
Κάθε φορά που αλλάζει μια ανάγκη, αλλάζει κι η νομοθεσία. Οι διαδικασίες προσαρμόζονται με πολύ εύκολο τρόπο, χωρίς να απαιτείται να γραφτεί κάποιος κώδικας και να γίνει κάποια αναβάθμιση.
Διαλειτουργικότητα
Το σύστημα μπορεί να διασυνδεθεί με τρίτα συστήματα. Στο Δημόσιο, μπορούμε να διασυνδεθούμε και με τα συστήματα του Οργανισμού (π.χ. Πρωτόκολλο, Διαύγεια, με οποιαδήποτε εφαρμογή δίνει τη δυνατότητα να στέλνεις και να παίρνεις δεδομένα).
Open1|Entrance: Η εξωστρέφεια του Open1|Process
Με το Open1|Entrance μπορεί να στηθεί μία διαδικασία που δεν αφορά τα εσωτερικά του φορέα, αλλά μπορεί να ξεκινήσει από έξω, από έναν πελάτη ή από έναν πολίτη.
Μέσω της εφαρμογής Open1|Entrance, μια διαδικασία, ουσιαστικά «ανεβαίνει» στο internet, για να μπει κάποιος να ταυτοποιηθεί και να την εκκινήσει από εκεί: να προσθέσει έγγραφα, να κάνει τις αιτήσεις του, να βάλει τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, να περάσει μέσα από τον Οργανισμό και να πάρει πίσω το feedback. Είτε ως απάντηση μέσω e – mail, αν εγκρίθηκε ή δεν εγκρίθηκε, είτε εάν αυτή η διαδικασία έχει ως αποτέλεσμα την παραγωγή ενός εντύπου – βεβαίωσης – πιστοποιητικού, ώστε να το πάρει πίσω.
Δείτε, αναλυτικά, τα τεχνικά χαρακτηριστικά στο site της OTS: Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών & Υποθέσεων και Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων και επικοινωνήστε στο 2310 590100 ή στο sales@ots.gr για να κλείσετε μία παρουσίαση της εφαρμογής Οpen1|Process.
