Το Open1|Cemetery, η web εφαρμογή της OTS, μέσα από μία σειρά εξαιρετικών δυνατοτήτων και ευκολία στη χρήση, εγγυάται να φέρει ριζικές αλλαγές στη διαχείριση των Kοιμητηρίων, διευκολύνοντας το έργο των δημοτικών υπαλλήλων.

Η εμπειρία του Τμήματος Γ’ Κοιμητηρίου του Δήμου Αθηναίων

Ο κύριος Αλέξανδρος Κορκοδίνος, από το Τμήμα Γ’ Κοιμητηρίου της Διεύθυνσης Δημοτικής Περιουσίας του Δήμου Αθηναίων, είπε για το Open1|Cemetery:

«Το 2018, το Δημοτικό Συμβούλιο του Δήμου Αθηναίων, στο πλαίσιο έγκρισης του νέου κανονισμού κοιμητηρίων, έθεσε ως απαιτούμενο την ψηφιοποίηση της διαδικασίας απόδοσης τάφων τριετούς χρήσεως ως περιγράφεται στο άρθρο 7 της κανονιστικής, εντός ενός έτους από την ψήφιση του κανονισμού.

Η εν λόγω ενέργεια, όμως, απαιτούσε την πλήρη αναβάθμιση του τότε υπάρχοντος πληροφοριακού συστήματος οικονομικής διαχείρισης των κοιμητηρίων, το οποίο είχε φτιαχτεί από τη διεύθυνση πληροφορικής, το 2005, μαζί με την Εφαρμογή Οικονομικού του Δήμου Αθηναίων.

Λόγω του ότι αυτό δεν ήταν εφικτό, ανατέθηκε στην εταιρεία OTS η υλοποίηση ενός διδύμου Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος, με κέντρο την προαναφερόμενη λειτουργία, που, όμως, εξελίχθηκε σε ένα σύστημα με το οποίο μπορεί να ψηφιοποιηθεί το σύνολο των λειτουργιών και διαδικασιών των κοιμητηρίων.

Η συνεργασία μας με την αρμόδια ομάδα της OTS ήταν άψογη. Η ικανότητα να αφουγκραστεί σε βάθος τις ανάγκες μας και να ανταποκριθεί σε αυτές με αποτελεσματικότητα ήταν πραγματικά πρωτόγνωρη.

Συγκεντρώθηκαν, με επιμέλεια, όλες οι απαραίτητες πληροφορίες, δόθηκε ιδιαίτερη προσοχή στις προτάσεις – ερωτήσεις – ανησυχίες και επιθυμίες των χρηστών και ενσωματώθηκαν όλες οι απαιτούμενες επιμέρους λειτουργίες. Αυτή η προσέγγιση διασφάλισε την αρτιότητα του συστήματος και την απόλυτη προσαρμογή του στις ειδικές απαιτήσεις μιας οικονομικής υπηρεσίας με πολύπλοκο αντικείμενο, ιδιαίτερο κοινωνικό χαρακτήρα και, παράλληλα, μεγάλο βαθμό εμπλοκής ιδιωτών επαγγελματιών στις καθημερινές διεργασίες.

Με την εν λόγω εφαρμογή έχει ψηφιοποιηθεί, σε εξαιρετικό βαθμό, σχεδόν το σύνολο των εργασιών της υπηρεσίας, μέσα από μία πληθώρα διαφορετικών αλλά συγγενών λειτουργιών (όπως σχεσιακή βάση πλέγματος δεδομένων με εκτεταμένες δυνατότητες αναζήτησης και εξαγωγής δεδομένων, γεωχωρική υποστήριξη και εξωστρεφείς υπηρεσίες 4ου επιπέδου, οικονομική & αρχειακή διαχείριση, αυτόματη δημιουργία εγγράφων και ενσωμάτωση με υπηρεσίες πρωτοκόλλου), επιτρέποντας τη βελτίωση της λειτουργικότητας, της διαχείρισης και της αποδοτικότητας των διαδικασιών μας.

Το σύστημα έχει έναν εγγενή δυναμικό χαρακτήρα καθώς, η συνεχής εξέλιξή του μέσα από ενημερώσεις και βελτιώσεις, μας επιτρέπει να ανταποκρινόμαστε στις διαρκώς αυξανόμενες απαιτήσεις της εποχής. Οι δυνατότητες διαλειτουργικότητας που έχουν ενσωματωθεί και που έχουν προγραμματιστεί να υλοποιηθούν, προσφέρουν τη δυνατότητα αυτοματοποίησης σχεδόν του συνόλου των διαδικασιών, μειώνοντας σημαντικά τον φόρτο εργασίας και βελτιώνοντας την αποδοτικότητα των λειτουργιών της υπηρεσίας, ιδιαίτερα στο πλαίσιο της σταθερής μείωσης του διαθέσιμου προσωπικού.

Το εν λόγω σύστημα έχει ήδη υιοθετηθεί από πολλά άλλα κοιμητήρια, αποδεικνύοντας την ευρεία του αποδοχή και αποτελεσματικότητα. Η υποστήριξη που λαμβάνουμε είναι αδιάλειπτη και σε υψηλό επαγγελματικό επίπεδο, με διαρκή επικοινωνία, κατανόηση των αναγκών και άμεση ανταπόκριση».

Open1|Cemetery: Η ολοκληρωμένη λύση για τη διαχείριση Κοιμητηρίων

Η εφαρμογή Open1|Cemetery ενσωματώνει μηχανισμούς διαχείρισης εσόδων Κοιμητηρίων, επιτρέποντας την ακριβή λογιστική παρακολούθηση και τον πλήρη έλεγχο των οικονομικών ροών.

Συμβάλλει στη βελτίωση της εξυπηρέτησης των πολιτών, μέσω της ηλεκτρονικής υποβολής αιτημάτων και της ψηφιακής διαχείρισης εγγράφων, μειώνοντας αισθητά τις γραφειοκρατικές διαδικασίες.

Επιπλέον, καλύπτει όλες τις απαιτήσεις του σχετικού κανονισμού, παρέχοντας μια ευρεία συστοιχία υπηρεσιών και δυνατοτήτων τόσο στους πολίτες όσο και στις επιχειρήσεις τελετών.

 

Με την αξιοποίηση του Open1|Cemetery επιτυγχάνεται:

  • Διαχείριση & παρακολούθηση καρτέλα θανόντα
    • Ταφές (τριετίας, σε οικογενειακό τάφο, αδιαλύτων)
    • Παρατάσεις ταφής
    • Φυλάξεις σε ψυκτικό θάλαμο και οστεοθήκες
  • Οργάνωση τελετών & συμβάντων
    • Διαχείριση κρατήσεων για τελετές ταφής, μνημόσυνα και λοιπές σχετικές εκδηλώσεις
    • Δυνατότητα παρακολούθησης εργασιών εργοληπτών
  • Οικονομική διαχείριση
    • Ηλεκτρονική παρακολούθηση οίκοθεν και χρηματικών καταλόγων
    • Ενημερώσεις προς τους πολίτες για χρέη ή λήξεις συμβολαίων
  • Γεωχωρική αποτύπωση κοιμητηρίων (GIS)
    • Δυνατότητα χαρτογράφησης των σταθερών χώρων του κοιμητηρίου (τάφοι, οστεοθήκες, οστεοφυλάκια, ψυκτικοί θάλαμοι, Ιεροί Ναοί)
  • Ψηφιοποίηση εντύπων
    • Μαζικές εκτυπώσεις (ειδοποιητήρια)
  • Ηλεκτρονικές αιτήσεις και ραντεβού
    • Υποβολή ηλεκτρονικών αιτήσειων για νέα μνήματα, ανανέωση συμβολαίων, εργασίες συντήρησης και διαδικασίες εκταφής
    • Εξυπηρέτηση πολιτών και γραφείων τελετών μέσω portal ή μέσω sms/e-mail
    • Κυκλώματα παραχώρησης οικογενειακών τάφων και μαρμάρινων οστεοθηκών

Κατεβάστε το φυλλάδιο της εφαρμογής: Open1|Cemetery

Επικοινωνήστε μαζί μας, σήμερα, στο Τ: 2310 590 100 ή στο E: sales@ots.gr και ανακαλύψτε πώς μπορούμε να βοηθήσουμε τον Φορέα σας να βελτιώσει τη διαχείριση των Κοιμητηρίων του.